Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa
pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di
perangko harus semakin besar juga.
Tata Bahasa dalam surat tergantung pada jenis surat
yang ditulis. Pada surat resmi biasanya menggunakan tata bahasa yang sesuai
dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan), formal dan sopan. Sedangkan pada surat
tidak resmi biasanya menggunakan tata bahasa sehari-hari, tidak formal dan
sesuai bahasa yang biasanya mereka gunakan.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu
surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk,
isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu
surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat
pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu
1. Tidak
menggunakan kop surat.
2. Tidak ada
nomor surat.
3. Salam
pembuka dan penutup bervariasi.
4. Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis.
5. Format
surat bebas.
Surat
Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :
1. Menggunakan
kop surat apabila dikeluarkan organisasi.
2. Ada nomor
surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim.
4. Penggunaan
ragam bahasa resmi.
5. Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi.
6. Ada
aturan format baku.
Bagian-bagian surat resmi:
·
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
3. Logo
instansi/lembaga.
·
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.
·
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan
selain surat.
·
Hal, berupa garis besar isi surat.
·
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar
dengan nomor surat).
·
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada).
·
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma).
·
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu,
tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan
berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
·
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam
penutup
2. jabatan
3. tanda
tangan
4. nama
(biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
·
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan
kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat
Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat
ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus
disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat
penawaran dan surat penagihan.
Surat
Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas
yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
1. Menggunakan
kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.
2. Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku.
4. Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi.
5. Menggunakan
cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
6. Format
surat tertentu.
Surat
Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat
dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan
ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau
resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan
dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut
ini :
·
Tempat dan tanggal pembuatan surat
·
Nomor surat
·
Lampiran
·
Hal atau perihal
·
Alamat tujuan
·
Salam pembuka
·
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian
pokok yaitu :
1. paragraf
pembuka
2. isi surat
3. paragraf
penutup
·
Salam penutup
·
Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Artikel utama: Surat
Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin
mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat
elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada
penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman
dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada
1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency
Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara
intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi
untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya
bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga
muncul lah protokolCYPNET yang mampu
mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET.
Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering
disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu
cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet
Explorer atauMozilla
Firefox. Surel dengan basis browser biasanya
menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses
surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak
harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.
Contoh jenis-jenis
surat :
1. Surat Pribadi
2. Surat Resmi
- Surat Niaga
- Surat Dinas
- Surat Lamaran Pekerjaan
